Nghiệm thu và quyết toán
“Làm xong công trình là một chuyện – Lấy được tiền về hay không lại là chuyện khác”
Trong doanh nghiệp xây dựng, mất một tờ biên bản hiện trường là chậm thu hồi hàng tỷ đồng tiền vốn.
Nhưng vấn đề không nằm ở việc bạn thi công kém… Mà là hồ sơ khối lượng của bạn có đủ minh bạch và pháp lý để chủ đầu tư ký duyệt giải ngân hay không?
Nếu không kiểm soát được từ đầu:
Mất mát chứng từ hiện trường
Cãi vã khối lượng với thầu phụ
Phát sinh không được chủ đầu tư công nhận
Thì dù công trình có đẹp đến đâu, bạn vẫn đang rơi vào cảnh "Làm hùng hục cả năm, cuối năm đi xin tiền".
Bạn không thiếu kỹ sư hiện trường giỏi, mà bạn thiếu hệ thống khóa chặt khối lượng ngay từ khi thi công.
Bạn Có Đang Bàn Giao Đúng Tiến Độ... Nhưng Tiền Vẫn Bị Giam?
Công trình đã cắt băng khánh thành. Nhưng vấn đề là: Kế toán vẫn chưa thể xuất hóa đơn vì kỹ thuật chưa gom đủ hồ sơ quyết toán.
Có phải đây là NHỮNG GÌ ĐANG DIỄN RA tại công ty bạn?
1. Ác mộng đi tìm chứng từ cũ… thất lạc khắp nơi
Nghiệm thu bằng giấy tờ, chữ ký tay.
Cuối công trình kỹ sư nghỉ việc, biên bản mất sạch hoặc mờ nhòe không đọc được.
Không có chứng từ gốc
Chủ đầu tư từ chối thanh toán
2. Cãi vã khối lượng với thầu phụ… không thể chốt sổ
Thầu phụ tự báo cáo khối lượng một đằng, giám sát xác nhận một nẻo.
Không ai nhớ rõ vật tư công ty đã cấp cho thầu phụ là bao nhiêu để cấn trừ.
Quyết toán nhùng nhằng
Trả dư tiền cho thầu phụ vì không có bằng chứng
3. Khối lượng phát sinh… làm xong nhưng không được trả tiền
Chủ đầu tư đổi ý bắt làm thêm.
Kỹ sư nể nang làm luôn nhưng quên lập biên bản phát sinh tại chỗ.
Càng làm càng lỗ
Công sức đổ sông đổ biển vì làm "chùa"
4. Hồ sơ thanh toán rùa bò… kế toán kêu trời
Kỹ sư hiện trường bận thi công, lười làm hồ sơ.
Kế toán ở nhà mòn mỏi chờ đợi để ráp số lên bảng thanh toán.
Hồ sơ nộp trễ
Dòng tiền đứt gãy, công ty phải đi vay lãi ngân hàng
5. Tiền giữ lại bảo hành… trôi vào quên lãng
Giữ lại 5% - 10% giá trị hợp đồng để bảo hành.
Nhưng 1-2 năm sau không ai nhớ để làm thủ tục đòi lại khoản tiền này.
Tiền của mình nhưng để người khác xài
Lợi nhuận ròng của dự án bị bỏ quên
Vấn đề không nằm ở con người, mà nằm ở cách bạn vận hành
Bạn có thể nghĩ:
Do kỹ sư lười làm giấy tờ
Do chủ đầu tư cố tình gây khó dễ
Do thầu phụ gian lận khối lượng
Nhưng thực tế:
Bạn có thay người… vấn đề vẫn quay lại.
"Vậy, chúng ta đã bỏ qua những sự thật đang tồn đọng & lặp đi lặp lại nào?"
1. Không số hóa nghiệm thu theo ngày
Dồn khối lượng đến cuối tháng mới làm biên bản một thể.
Dẫn đến việc "nhớ nhớ quên quên", số liệu không sát thực tế.
2. Tách rời giữa Khối lượng và Kế toán
Hiện trường đo đạc trên Excel, kế toán hạch toán trên phần mềm khác.
Không có luồng dữ liệu tự động để cấn trừ chi phí và vật tư.
3. Thiếu công cụ chốt phát sinh tại chỗ
Mọi thay đổi thiết kế không được khóa lại bằng chứng từ điện tử ngay lập tức.
Dẫn đến tình trạng "làm trước, xin xỏ sau".
4. Thầu phụ tự do báo cáo
Không có hệ thống ép thầu phụ phải xác nhận khối lượng theo tiến độ chuẩn
Để cuối kỳ thầu phụ "bơm" số liệu lên để đòi tiền
5. Phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân
Không có hệ thống cảnh báo công nợ và các mốc thời gian giải ngân
Việc thu tiền hoàn toàn phụ thuộc vào sự "nhiệt tình" của chỉ huy trưởng
Vậy tóm lại, vấn đề là gì?
Vấn đề không phải là bạn không biết làm hồ sơ.
Mà là bạn thiếu một hệ thống để khóa chặt khối lượng ngay khi nó vừa hoàn thành.
Nếu nghiệm thu vẫn chỉ là những tờ giấy chuyền tay nhau,
Thì việc hồ sơ bị trả về và dòng tiền tắc nghẽn là điều không thể tránh khỏi.
Tóm lại, bạn không nên ép kỹ sư thức đêm làm hồ sơ, mà là nên số hóa quá trình nghiệm thu ngay tại hiện trường!
Một Quy Trình Quyết Toán Đúng Phải Được Khóa Chặt Từ Lúc Nghiệm Thu Từng Hạng Mục
Một khối lượng thi công xong, không nên dừng lại ở việc “báo cáo miệng”
Mà nó phải lập tức biến thành dữ liệu tài chính không thể chối cãi.
QUY TRÌNH ĐÚNG PHẢI NHƯ SAU
1. Mỗi hạng mục hoàn thành đều nghiệm thu ngay tại site
Xác nhận khối lượng qua App điện thoại đính kèm hình ảnh và tọa độ.
Không đợi cuối tháng mới hì hục nhớ lại
2. Mỗi khối lượng thầu phụ đều bị cấn trừ vật tư
Nghiệm thu 100 khối bê tông → tự động trừ đi số xi măng đã xuất cấp.
Không bao giờ có chuyện trả dư tiền cho thầu
3. Mỗi phát sinh đều có biên bản số khóa lại
Việc phát sinh phải được lập phiếu và duyệt trên hệ thống trước khi thi công.
Không có chuyện làm xong rồi mới xin tiền
4. Mỗi đợt thanh toán đều tự động lên hồ sơ
Hệ thống tự gom khối lượng đã nghiệm thu để xuất ra Bảng thanh toán chuẩn.
Không để kế toán và kỹ thuật cãi nhau ráp số
5. Mỗi khoản tiền bảo hành đều được lên lịch thu hồi
Tự động trích lập % bảo hành và báo nhắc chính xác ngày cần đòi tiền.
Không bỏ sót bất kỳ một đồng lợi nhuận nào
Một biên bản nghiệm thu không nên chỉ là tờ giấy lộn xộn trong bìa còng
Mà phải biến thành "Chứng từ thép" để ép chủ đầu tư giải ngân
Nhưng:
Không có App hiện trường thì chứng từ sẽ mãi mãi đi sau thực tế
Không có dữ liệu liên thông thì kế toán không thể ra hóa đơn kịp thời
Câu hỏi là:
"Làm sao để việc nghiệm thu không còn là gánh nặng hành chính, mà là cỗ máy tạo ra tiền mặt?"
Biến Quy Trình Đúng Thành Hệ Thống Vận Hành Thực Tế
Quy Trình Bạn Vừa Thấy Không Thể Vận Hành Bằng Trí Nhớ Hay Sổ Sách.
Consfast.vn Biến Toàn Bộ Quy Trình Đó Thành Một Hệ Thống Chạy Mỗi Ngày.
SAU ĐÂY LÀ CÁCH CONSFAST.VN VẬN HÀNH:
1. Nghiệm thu điện tử tại hiện trường
Thi công xong > Mở App chụp ảnh chốt khối lượng
Dữ liệu lưu vết vĩnh viễn
Không thất lạc chứng từ, không chối cãi
2. Đối trừ vật tư thầu phụ tự động
Nghiệm thu khối lượng Hệ thống tự trừ vật tư đã cấp
Ra con số thanh toán thực
Chặn đứng kẽ hở gian lận, bảo vệ dòng tiền
3. Khóa chặt khối lượng phát sinh
Chủ đầu tư yêu cầu thêm Tạo phiếu phát sinh trên App
Duyệt xong mới làm
Chắc chắn được thanh toán, không làm chùa
4. Tự động xuất Bảng thanh toán (Payment Certificate)
Tới kỳ giải ngân Click chuột gom dữ liệu nghiệm thu
Ra bảng excel chuẩn form
KKế toán không phải lạch cạch nhập tay
5. Cảnh báo hạn thu hồi công nợ bảo hành
Kết thúc dự án Hệ thống tự đếm ngược thời gian
Báo đỏ ngày cần thu nợ
Lấy đủ tiền về tài khoản, không bỏ quên
6. Liên thông Kế toán & Xuất hóa đơn
Chốt bảng thanh toán
Dữ liệu đẩy thẳng sang Kế toán Ghi nhận doanh thu lập tức
Dòng tiền quay vòng nhanh chóng
Để Khóa Chặt Khối Lượng, Phải Có Cả Một Hệ Sinh Thái Phía Sau
Một App chụp ảnh đơn lẻ không thể tự động ra bảng thanh toán hoàn chỉnh.
Để nghiệm thu "sống" và quyết toán thành tiền, phải có hệ thống ERP phía sau hỗ trợ.
1. BOQ & Hợp đồng – Khung tham chiếu
Chứa định mức gốc Chứa đơn giá thanh toán
Đây là thước đo chuẩn để đối soát khối lượng
2. Quản lý Kho & Vật tư – Kiểm soát cấp phát
Ghi nhận vật tư đã xuất cho thầu phụ
Đây là căn cứ để trừ tiền khi thanh toán
3. Quản lý Thi công – Nguồn sinh dữ liệu
Báo cáo tiến độ ngày Nhật ký công trường
Cung cấp hình ảnh, sự kiện làm bằng chứng pháp lý
4. Thầu phụ – Quản lý công nợ
Chốt khối lượng hoàn thành Thanh toán đối trừ
Không cãi vã, chốt số nhanh gọn
5. Nghiệm thu & Quyết toán – Chuyển hóa thành tiền
Gom khối lượng Lên hồ sơ thanh toán A/B
Mắt xích quan trọng nhất để lấy tiền về
6. Kế toán & Dòng tiền – Điểm đến cuối cùng
Ghi nhận doanh thu Xuất hóa đơn, thu nợ
Hoàn thành vòng đời của dự án
Không có ERP liên thông, Nghiệm thu chỉ là tờ giấy xin chữ ký
Muốn giữ được lợi nhuận, hồ sơ nghiệm thu phải móc nối chặt chẽ với kho vật tư và công nợ.
Không dừng lại ở việc chốt khối lượng, khi toàn bộ hệ thống phối hợp đúng cách…
Kết quả không chỉ là hồ sơ đẹp.
Mà là thay đổi hoàn toàn cách doanh nghiệp kiểm soát và thu hồi dòng tiền của mình!
Kết quả thế nào trước & sau khi áp dụng tính năng này?
Cùng một quy trình nghiệm thu - nhưng 2 cách quản trị khác nhau
Sẽ cho ra tốc độ thu tiền hoàn toàn khác nhau
TRƯỚC – KHÔNG ÁP DỤNG
Chờ cuối dự án mới làm hồ sơ → sai sót, mất chứng từ
Thầu phụ tự báo số → cãi vã, kiểm tra lại mất hàng tuần
Làm phát sinh bằng miệng → chủ đầu tư lật kèo không trả tiền
Kế toán ráp số thủ công → sai lệch khối lượng và vật tư
Tiền bảo hành trôi vào dĩ vãng → mất 5% lợi nhuận ròng
Chủ doanh nghiệp đau đầu đi giải quyết tranh chấp hợp đồng
Bàn giao công trình đúng hạn… nhưng tiền bị giam nửa năm
Làm quần quật cả năm… nhưng chốt sổ bị giam vốn
SAU – CÓ ÁP DỤNG CONSFAST.VN
Nghiệm thu điện tử từng ngày → chứng từ lưu vết vĩnh viễn
Đối trừ vật tư thầu phụ tự động → chốt số trong 1 nốt nhạc
Phiếu phát sinh duyệt trên App → làm tới đâu chắc tiền tới đó
Hệ thống tự xuất bảng thanh toán → kế toán làm việc thảnh thơi
Nhắc nhở thu tiền bảo hành tự động → không bỏ sót một đồng
Giám đốc chỉ việc nhìn Dashboard để đốc thúc thu hồi nợ
Khối lượng chuẩn xác ngay từ đầu… thanh toán trơn tru đến cuối
Máy móc đối soát chéo… chủ doanh nghiệp an tâm tuyệt đối
Khách hàng của Chúng tôi
Mỗi ngày quy trình quyết toán bị lỏng lẻo:
Khối lượng bị thất thoát
Cãi vã với thầu phụ
Dòng tiền bị giam giữ
Bạn có thể tiếp tục như hiện tại
Chờ cuối tháng mới làm hồ sơ
Để thầu phụ tự do báo cáo khối lượng
Chờ chủ đầu tư từ chối thanh toán rồi mới đi tìm chứng từ
Và chấp nhận việc làm ăn chỉ có "Công trình xong nhưng tiền chưa về"
Hoặc bạn có thể nhìn thấy ngay
Khóa khối lượng hàng ngày bằng App
XĐối trừ công nợ thầu phụ tự động
Cảnh báo thu hồi tiền bảo hành không sai một ngày
Không đếm mò - chỉ đối soát và khóa chặt lợi nhuận
Nếu Bạn Còn Phải Hỏi “Có Cần Không”, Thì Có Nghĩa Là Bạn Đang Mất Kiểm Soát Công Trường Rồi.
Consfast.vn luôn sẵn sàng hỗ trợ bất cứ khi nào bạn cần
Hệ thống chat
Đội ngũ tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sàng trên kênh chat, đồng hành và chăm sóc riêng từng khách hàng, đảm bảo phản hồi nhanh và tận tâm.
Hotline
Hotline 1: 0931 823 889
Hotline 2: 0792 551 988
Tổng đài CSKH: 0902 479 793
Tài liệu hướng dẫn
Hệ thống cẩm nang & video clip hướng dẫn giúp bạn dễ dàng đọc – hiểu cách thao tác trên phần mềm & nghiệp vụ quản trị doanh nghiệp