Hồ sơ phân tán
“Tài liệu nằm rải rác, tìm kiếm mất thời gian – bạn đang quản lý hay đang lục tìm trong đống giấy?”
Hồ sơ dự án thất lạc
Không phải bạn không lưu trữ.
Mà là bạn không có hệ thống tập trung để biết: bản vẽ mới nhất ở đâu, chứng từ nào đã ký, và ai đang giữ phiên bản gốc.
Công trình vẫn xây, dữ liệu vẫn sinh ra, nhưng năng suất đang bị bào mòn vì những giờ lãng phí đi tìm giấy tờ.
Bạn có đang gặp tình trạng này?
Càng nhiều dự án, hồ sơ càng phân tán, khiến thông tin quan trọng bị "chôn vùi" trong các email, Zalo và folder máy tính cá nhân.
PHIÊN BẢN SAI LỆCH
Bản vẽ cũ, bảng khối lượng sai vẫn được đem ra thi công.
Bạn đang làm việc với dữ liệu quá hạn – và trả giá bằng những sai sót không đáng có.
MẤT THỜI GIAN TÌM KIẾM
Mỗi lần cần tìm một hợp đồng, hóa đơn hay biên bản nghiệm thu cũ là mỗi lần nhân viên phải lục tung Zalo hoặc ổ cứng cá nhân.
Thời gian đáng lẽ dùng để quản lý, lại bị lãng phí vào việc đi tìm giấy tờ.
HỒ SƠ KHÔNG ĐỒNG BỘ
Bộ phận kỹ thuật giữ một bản, kế toán giữ một bản, thầu phụ giữ một bản.
Thông tin không thống nhất dẫn đến sai lệch dữ liệu toàn hệ thống.
RỦI RO MẤT DỮ LIỆU
Dữ liệu nằm rải rác trên máy tính cá nhân. Nhân viên nghỉ việc là mất dấu toàn bộ tài liệu dự án.
Bạn không sở hữu dữ liệu - bạn đang phụ thuộc vào việc nhân sự còn giữ hay không.
Công nợ rối ren vì quản lý đang phụ thuộc vào "bảng kê của đối tác" thay vì dữ liệu tự động
Bạn không muốn chậm trễ tiền nong của đối tác. Bạn cũng có kế toán miệt mài làm việc.
Nhưng vấn đề là: số liệu nhập kho và nghiệm thu khối lượng đang bị rời rạc — không khớp nối tự động với luồng thanh toán.
Hiện tại, bạn đang quản lý công nợ bằng gì?
Folder rời rạc trên Google Drive/Dropbox, đặt tên file không theo quy chuẩn?
Hồ sơ quan trọng nằm trong tin nhắn Zalo, email trôi nổi không kiểm soát?
In ấn hàng chồng giấy tờ, kho lưu trữ chất đầy nhưng khi cần lại không thấy?
Mỗi bộ phận lưu một nơi, không có một "kho dữ liệu chung" cho toàn doanh nghiệp?
Hệ quả của cách làm này
Sai sót trong thi công do dùng nhầm bản vẽ cũ.
Tốn kém chi phí in ấn, lưu kho và thời gian nhân sự tìm kiếm.
Không có căn cứ pháp lý rõ ràng khi tranh chấp với nhà thầu/chủ đầu tư.
Bạn không chỉ mất thời gian. Bạn đang làm chậm tiến độ toàn dự án vì luồng thông tin bị tắc nghẽn.
Vấn đề không nằm ở con người
Nhân viên vẫn miệt mài lưu file, Kế toán vẫn chăm chỉ đóng bìa hồ sơ.
Nhưng khi tài liệu không được số hóa, chuẩn hóa và lưu trữ tập trung,
mọi nỗ lực quản lý đều rời rạc và tạo ra khoảng trống cho sự mất mát thông tin.
Khi hồ sơ phân tán, hiệu suất bị bóp nghẹt trực tiếp
Lãng phí hàng trăm giờ mỗi tháng cho việc tìm kiếm.
Rủi ro pháp lý cao do thiếu chứng từ gốc hoặc biên bản nghiệm thu gốc.
Quyết định quản lý chậm chạp vì không truy cập được dữ liệu tức thì.
Bạn không chỉ mất dữ liệu. Bạn đang làm giảm năng lực cạnh tranh của chính doanh nghiệp.
Giải pháp Consfast.vn
Chúng tôi tập trung hóa toàn bộ tài liệu dự án – biến kho hồ sơ rời rạc thành thư viện dữ liệu sống, truy xuất trong 3 giây.
Bạn sẽ thấy được gì trong hệ thống?
Kho dữ liệu tập trung 24/7
Mọi tài liệu: hợp đồng, bản vẽ, hóa đơn, biên bản đều nằm tại một nơi.
Truy xuất từ máy tính hay điện thoại bất cứ lúc nào.
Phân quyền truy cập an toàn
Kiểm soát ai được xem, ai được sửa tài liệu nào.
Đảm bảo thông tin quan trọng luôn được bảo mật tuyệt đối.
Lưu vết mọi thay đổi (Version Control)
Mỗi tệp tài liệu đều lưu lại lịch sử ai đã sửa, sửa khi nào.
Bạn luôn có thể khôi phục lại các phiên bản trước nếu cần.
Chuẩn hóa phiên bản tài liệu
Hệ thống chỉ hiển thị phiên bản mới nhất.
Không còn tình trạng làm sai do cầm nhầm bản vẽ cũ.
Tìm kiếm thông minh, nhanh chóng
Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa, dự án, loại tài liệu.
Chỉ mất vài giây để tìm thấy văn bản cần thiết từ hàng nghìn hồ sơ.
Sẵn sàng cho việc quyết toán
Hồ sơ được sắp xếp tự động theo dự án/hạng mục.
Đến lúc quyết toán, chỉ cần xuất báo cáo là đủ bộ, không cần lục lọi.
Quy Trình Số Hóa & Kiểm Soát Hồ Sơ – Dữ Liệu Chạy Theo Luồng Công Việc
Không chỉ là nơi lưu trữ, mà là nơi dữ liệu tự vận hành. Hồ sơ được sinh ra từ công việc và nằm đúng chỗ ngay khi việc vừa hoàn thành.
1. Số hóa tại nguồn – Lưu trữ ngay tại hiện trường
Mọi biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho, nhật ký thi công đều được số hóa ngay trên ứng dụng di động.
Chỉ cần chụp hình hoặc tạo trực tiếp, hệ thống tự động gắn vào đúng dự án, đúng hạng mục.
Làm đến đâu — Lưu hồ sơ đến đó
2. Chuẩn hóa & Đóng gói dữ liệu tự động
Hệ thống tự động đặt tên, phân loại và đóng gói tài liệu theo cấu trúc dự án.
Không còn cảnh "đặt tên file tùy hứng", mọi thứ đều theo quy chuẩn chung của công ty.
Dữ liệu sạch — Tìm kiếm nhanh chóng
3. Kiểm soát phiên bản (Version Control) thông minh
Mọi tài liệu (bản vẽ, dự toán) khi cập nhật mới đều được lưu vết lịch sử.
Hệ thống luôn ưu tiên hiển thị phiên bản mới nhất cho người dùng, chặn đứng việc thi công sai lệch do nhầm file cũ.
Chỉ có một phiên bản đúng — Sai sót về dữ liệu bằng không
4. Phân quyền & Truy xuất tập trung
Dữ liệu là tài sản công ty, không nằm trên thiết bị cá nhân.
Quyền xem/sửa được phân cấp rõ ràng theo bộ phận, đảm bảo an toàn thông tin tối đa mà vẫn thuận tiện khi cần truy xuất.
Minh bạch thông tin — Giám đốc ngồi văn phòng vẫn thấy rõ hồ sơ ngoài hiện trường
Dựa vào đâu mà hệ thống hoạt động được như vậy?
Vì quản lý hồ sơ không chỉ là "chỗ để file". Muốn làm việc hiệu quả, hồ sơ phải được liên kết trực tiếp với luồng công việc thực tế của công trình. Dữ liệu rời rạc thì không thể gọi là hệ thống.
Vì vậy, Consfast.vn không tách rời từng phần, mà kết nối toàn bộ hệ thống vận hành công trình:
CRM – Hồ sơ khách hàng & Dự án:
Lưu trữ toàn bộ hợp đồng, hồ sơ pháp lý ngay từ khi mới chốt deal.
Mọi tài liệu đều có "ngôi nhà" riêng ngay từ đầu.
BOQ – Hồ sơ dự toán & Khối lượng:
Tất cả bản vẽ, file dự toán, định mức vật tư được lưu trữ đồng bộ.
Tránh tình trạng dùng nhầm file dự toán cũ.
Project – Hồ sơ tiến độ & Nhật ký:
Mọi biên bản nghiệm thu, nhật ký thi công hàng ngày
Được số hóa và lưu thẳng vào từng hạng mục công việc.
ERP – Hồ sơ tài chính & Hóa đơn:
Chứng từ thanh toán, hóa đơn đầu vào, phiếu chi được kẹp cùng hồ sơ nghiệm thu.
Đối soát tài chính là mở hồ sơ là thấy.
Dashboard – Kho lưu trữ thông minh:
Tổng hợp, phân loại và tìm kiếm mọi tài liệu dự án trên một giao diện duy nhất.
Nhìn một nơi — điều phối vốn thông minh.
Tất cả chạy trên một nền tảng duy nhất
Dữ liệu thông suốt
Quy trình liền mạch
Số liệu duy nhất
Bạn không chỉ theo dõi tiến độ. Bạn đang nắm trọn vẹn mạch sống của toàn bộ công trình trong tầm tay.
Bạn nhận được những giá trị thiết thực gì khi áp dụng hệ thống?
Hồ sơ không còn là tài liệu nằm rải rác. Mà là kho dữ liệu sống được bảo vệ an toàn mỗi ngày.
Không còn mất thời gian lục tìm – mà mọi thông tin đều xuất hiện trong 3 giây.
Tài liệu không còn nằm rải rác trên máy tính hay Zalo cá nhân.Kết quả thế nào trước & sau khi áp dụng hệ thống?
Cùng một công trình - nhưng 2 cách vận hành cho 2 kết quả hoàn toàn khác
Không còn “nghe báo lại” - mà “thấy trực tiếp”
VẬN HÀNH THEO CÁCH CŨ
Đối soát thủ công qua Excel, Zalo, hóa đơn giấy lộn xộn.
Số liệu công nợ phụ thuộc hoàn toàn vào bảng kê của nhà cung cấp gửi sang.
Trả tiền theo cảm tính, dễ duyệt ứng lố vượt quá khối lượng thi công thực tế.
Thường xuyên quên khấu trừ tiền vật tư cấp bù, phạt tiến độ của thầu phụ.
Luôn bị động trước các cuộc gọi đòi nợ ép tiến độ từ công trường.
Chạy theo hậu quả — luôn trong trạng thái căng thẳng dòng tiền
VẬN HÀNH CÓ HỆ THỐNG
Đối soát tự động, công nợ nhảy số realtime ngay khi nhập kho, nghiệm thu.
Dữ liệu đồng nhất một nguồn, nhà cung cấp nhìn vào là phục, không tranh cãi.
Kiểm soát chặt luồng tạm ứng, tự động khóa nếu vượt ngưỡng an toàn.
Tự động cấn trừ mọi khoản phạt, điện nước, vật tư cấp bù khi làm phiếu chi.
Lên lịch và chủ động điều phối dòng tiền chi trả theo hạn mức rõ ràng.
Kiểm soát dòng tiền — chủ động bảo vệ trọn vẹn lợi nhuận
Khách hàng của Chúng tôi
Mỗi ngày công nợ rối ren:
Thời gian vẫn mất
Sai sót vẫn xảy ra
Rủi ro vẫn tiềm ẩn
Bạn có thể tiếp tục như hiện tại
Lục tìm trong Zalo, Email
Đợi nhân viên báo cáo lại
Đối mặt với sai sót do nhầm bản vẽ
Và chấp nhận việc làm việc kém hiệu quả mỗi ngày
Hoặc bạn có thể nhìn thấy ngay
Tài liệu tập trung realtime
Tìm thấy ngay trong 3 giây
Dữ liệu chính xác, đồng bộ
Không đoán - chỉ nhìn và quyết định
Nếu bạn còn phải hỏi “có cần không” thì có nghĩa là bạn đang bắt đầu mất kiểm soát rồi.
Consfast.vn luôn sẵn sàng hỗ trợ bất cứ khi nào bạn cần
Hệ thống chat
Đội ngũ tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sàng trên kênh chat, đồng hành và chăm sóc riêng từng khách hàng, đảm bảo phản hồi nhanh và tận tâm.
Hotline
Hotline 1: 0931 823 889
Hotline 2: 0792 551 988
Tổng đài CSKH: 0902 479 793
Tài liệu hướng dẫn
Hệ thống cẩm nang & video clip hướng dẫn giúp bạn dễ dàng đọc – hiểu cách thao tác trên phần mềm & nghiệp vụ quản trị doanh nghiệp