Trong bất kỳ dự án xây dựng nào – từ công trình dân dụng, hạ tầng giao thông cho đến khu đô thị – việc phát sinh issue dự án xây dựng là điều khó tránh khỏi. Những vấn đề thường gặp có thể liên quan đến tiến độ thi công, chi phí phát sinh, chất lượng vật liệu, an toàn lao động hay thậm chí là vướng mắc pháp lý. 

Nếu không được quản lý và xử lý kịp thời, các issue này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát cũng như hiệu quả khai thác công trình về sau. Chính vì vậy, việc nhận diện, phân loại và áp dụng giải pháp quản lý issue trong xây dựng là chìa khóa để đảm bảo tiến độ – chất lượng – chi phí của dự án.

Quản lý Issue dự án xây dựng là gì?

Quản lý Issue dự án xây dựng là quá trình theo dõi và xử lý mọi vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai công trình. Những issue này có thể đến từ sai sót kỹ thuật, thay đổi thiết kế, xung đột giữa các hạng mục thi công, hay sự cố ngoài dự kiến làm ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng, chi phí hoặc phạm vi công việc.

Ví dụ: một yêu cầu RFI (Request for Information) chưa được phản hồi, một sai sót trong bản vẽ BIM (Mô hình Thông tin Công trình), hoặc sự cố về an toàn lao động đều là các Issues cần được ghi nhận vào Issue Log.

4 Nhóm Issue thường gặp

Việc phân loại Issue giúp nhà Quản lý dự án áp dụng đúng quy trình quản lý rủi ro và phân bổ nguồn lực phù hợp.

1. Kỹ thuật & Chất lượng: Sai sót trong thiết kế, vật liệu không đạt Tiêu chuẩn chất lượng, lỗi thi công.
2. Nhân sự & Hậu cần: Mâu thuẫn giữa các đội ngũ, thiếu nhân lực tay nghề cao, chậm trễ cung ứng vật tư.
3. Tài chính & Hợp đồng: Yêu cầu thay đổi phát sinh, tranh chấp thanh toán, vượt mức chi phí.
4. Pháp lý & Thủ tục: Chậm trễ trong việc cấp giấy phép thi công, vi phạm quy định an toàn lao động, vấn đề với chủ đầu tư

Phân biệt sự khác nhau giữa Issue và Risk

Khi quản lý một công trình xây dựng, hai khái niệm Issue và Risk thường xuyên được nhắc tới — nhưng nhiều người còn nhầm lẫn giữa chúng. Việc hiểu rõ điểm giống và khác sẽ giúp chủ thầu, nhà quản lý dự án đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp, từ đó kiểm soát tiến độ, chi phí, chất lượng và phạm vi công việc hiệu quả hơn.

• Risk (Rủi ro) là những sự kiện hoặc điều kiện có thể xảy ra trong tương lai — nếu xảy ra, sẽ ảnh hưởng (tiêu cực hoặc tích cực) đến việc thực hiện dự án. Trước khi trở thành hiện thực, Risk tồn tại dưới dạng khả năng hoặc tiềm năng.
• Issue (Vấn đề / Sự cố) là những sự kiện hoặc tình huống đã xảy ra, đang diễn ra, hoặc chắc chắn phải xảy ra, và đang hoặc sẽ ảnh hưởng đến dự án. Issue là risk “biến thành hiện thực”.

 Ví dụ trong dự án xây dựng

• Risk: Có nguy cơ mưa lớn kéo dài trong mùa thi công, làm gián đoạn tiến độ đổ bê tông, gây trễ tiến độ chung.
• Issue: trời mưa kéo dài 3 ngày liền gây sụt nền móng, làm đội thi công phải dừng lại — đó là sự cố thực tế cần xử lý.
• Risk: Vật liệu thép có thể bị biến động giá do thị trường, ảnh hưởng chi phí dự kiến.
• Issue: Nhà cung cấp báo giá thép tăng 15%, vượt ngân sách đã lập dự toán — vấn đề đã xảy ra.

Phân biệt rõ Issue và Risk giúp chủ thầu và nhà quản lý dự án chủ động phòng ngừa rủi ro, xử lý kịp thời sự cố, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả phối hợp với chủ đầu tư, tư vấn giám sát.

Những thách thức lớn nhất khi quản lý Issue thủ công

Hầu hết các công ty xây dựng vẫn sử dụng Excel hoặc thậm chí là sổ sách để theo dõi Issue. Phương pháp này có nhiều hạn chế nghiêm trọng:

Thách thức về con người và giao tiếp

Trong các dự án xây dựng, quy mô lớn cùng sự tham gia của nhiều bên như chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát và nhà cung cấp khiến thách thức về nhân sự và giao tiếp trở nên đặc biệt quan trọng. Thiếu sự phối hợp hoặc trao đổi thông tin không hiệu quả dễ dẫn đến các issue bị bỏ sót hoặc xử lý chậm trễ.

Ví dụ điển hình là khi nhà thầu phát hiện lỗi thiết kế nhưng không thông báo kịp thời cho đơn vị thiết kế, dẫn đến chậm điều chỉnh bản vẽ và kéo dài tiến độ thi công.

Ngoài ra, quá trình quản lý issue còn chịu tác động từ xung đột lợi ích giữa các bên liên quan. Không ít trường hợp phát sinh tranh chấp về trách nhiệm hay chi phí khắc phục sự cố, chẳng hạn như mâu thuẫn giữa chủ đầu tư và nhà thầu trong việc xác định ai phải chi trả khi lỗi thi công được phát hiện.

Để giảm thiểu những rủi ro này, các doanh nghiệp xây dựng cần thiết lập quy trình quản lý issue bài bản, đồng thời duy trì cơ chế phối hợp minh bạch và chặt chẽ giữa các bên tham gia dự án.

Thách thức về hệ thống và công cụ

Một trong những thách thức lớn trong quản lý dự án xây dựng là thiếu các công cụ hoặc hệ thống quản lý issue hiệu quả. Với đặc thù quy mô lớn và mức độ phức tạp cao, việc dựa vào các phương thức thủ công như giấy tờ hay bảng tính Excel thường không còn phù hợp.

Cách làm truyền thống này dẫn đến nhiều hạn chế: thông tin bị phân tán và khó theo dõi, dễ xảy ra lỗi hoặc thất lạc dữ liệu, và đặc biệt không đáp ứng được yêu cầu của các dự án phức tạp cần cập nhật tiến độ và trao đổi thông tin liên tục. Khi issue không được ghi nhận và quản lý tập trung, đội ngũ điều hành rất khó có cái nhìn toàn diện để đưa ra quyết định kịp thời.

Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp xây dựng hiện nay đang dần chuyển sang các giải pháp quản lý issue chuyên sâu để tối ưu hiệu quả vận hành, thay thế cho phương pháp báo cáo thủ công vốn đã bộc lộ nhiều hạn chế.

Mất mát Dữ liệu & Thiếu minh bạch 

Trong quá trình quản lý dự án, việc ghi nhận và theo dõi issue nếu chỉ dựa vào công cụ thủ công như Excel có thể dẫn đến những hạn chế nhất định. Thông tin dễ bị trùng lặp, sai sót hoặc chậm cập nhật, khiến dữ liệu thiếu tính minh bạch và khó đảm bảo tính thời gian thực. Điều này đôi khi khiến khoảng cách giữa kỹ sư hiện trường và ban quản lý dự án trở nên rõ rệt, làm giảm khả năng kiểm soát tổng thể.

Quy trình 6 bước quản lý Issue dự án xây dựng hiệu quả

Một quy trình Quản Lý Issue hiệu quả là một chuỗi hành động logic, tuần tự, giúp tối ưu Hiệu suất công việc và giảm thiểu rủi ro.

Bước 1: Nhận diện Issue (Phát hiện sớm vấn đề)

Nhận diện vấn đề là bước khởi đầu quan trọng nhất trong quy trình quản lý issue dự án xây dựng. Đây là quá trình phát hiện và xác định những sự cố hoặc tình huống bất thường có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chi phí, chất lượng hoặc an toàn của công trình.

• Nguồn phát sinh: Issue có thể xuất hiện từ nhiều nguyên nhân khác nhau như lỗi thiết kế, sự cố kỹ thuật, thiếu hụt vật liệu, hay sự chậm trễ từ phía nhà cung cấp.
• Tầm quan trọng: Việc nhận diện sớm giúp giảm thiểu tối đa tác động tiêu cực đến dự án. Một vấn đề được phát hiện ngay từ giai đoạn đầu chính là cơ hội để ngăn ngừa rủi ro và tiết kiệm chi phí xử lý.
• Cách thực hiện: Để đảm bảo hiệu quả, nhà quản lý dự án cần duy trì các cuộc họp định kỳ với các bên liên quan, sử dụng công cụ hoặc phần mềm giám sát tiến độ, đồng thời thường xuyên rà soát, phân tích hồ sơ thiết kế và tài liệu kỹ thuật.
• Ví dụ thực tế: Một bản vẽ thiết kế không khớp với điều kiện hiện trường nếu được phát hiện sớm sẽ được điều chỉnh ngay, giúp tránh tình trạng gián đoạn và chậm tiến độ thi công.

Bước 2: Ghi nhận và Mô tả vấn đề bằng Issue Log

Sau khi đã nhận diện được issue, bước tiếp theo là ghi nhận và mô tả chi tiết để đảm bảo tất cả các bên liên quan có thể theo dõi và xử lý kịp thời.

• Yêu cầu ghi nhận: Mọi thông tin về vấn đề cần được cập nhật đầy đủ, chính xác và rõ ràng, tránh bỏ sót chi tiết quan trọng.
• Thông tin cần thiết: Một bản ghi nhận issue thường bao gồm các yếu tố như: địa điểm thi công, mô tả sự cố, thời điểm phát hiện, hạng mục hoặc vị trí liên quan, các bên bị ảnh hưởng và mức độ tác động đến dự án.
• Công cụ sử dụng: Thông tin này thường được lưu trữ trong Issue Log (Nhật ký vấn đề) hoặc các phần mềm quản lý dự án xây dựng. Việc hệ thống hóa dữ liệu không chỉ giúp minh bạch thông tin, mà còn hỗ trợ đội ngũ quản lý tập trung vào việc tìm kiếm và triển khai giải pháp.
• Ví dụ thực tế: Ghi nhận cụ thể: “Máy trộn bê tông bị hỏng vào ngày 10/12/2024, gây gián đoạn công việc đổ bê tông sàn tầng 3 của dự án chung cư An Phúc” sẽ giúp ban quản lý có cơ sở rõ ràng để đánh giá mức độ ảnh hưởng và đưa ra phương án xử lý nhanh chóng.

Bước 3: Phân loại và Ưu tiên xử lý

Không phải issue nào cũng có mức độ quan trọng như nhau, vì vậy việc phân loại và xác định thứ tự ưu tiên là bước cần thiết để đội ngũ quản lý tập trung nguồn lực vào những vấn đề quan trọng nhất.

• Tiêu chí đánh giá: Issue thường được xem xét dựa trên hai yếu tố chính: mức độ ảnh hưởng (lớn hay nhỏ đối với tiến độ, chi phí, chất lượng) và tính khẩn cấp (cần xử lý ngay hay có thể trì hoãn). Sau khi đánh giá, cần thiết lập mức độ ưu tiên (priority level) rõ ràng cho từng issue.
• Nguyên tắc ưu tiên: Các vấn đề liên quan đến an toàn lao động luôn phải được đặt lên hàng đầu. Ví dụ: một hệ thống giàn giáo không đạt chuẩn cần được xử lý ngay lập tức để tránh nguy hiểm cho công nhân.
• Phân công trách nhiệm: Sau khi xác định mức độ ưu tiên, việc giao nhiệm vụ (assign issue) cho cá nhân hoặc bộ phận phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo vấn đề được giải quyết nhanh chóng và đúng chuyên môn.

Bước 4: Thống nhất Giải pháp Xử lý Issue

Sau khi đã đánh giá và phân loại mức độ ưu tiên, bước tiếp theo là xây dựng và thống nhất giải pháp nhằm xử lý vấn đề một cách hiệu quả.

• Xây dựng giải pháp: Quản lý dự án cần phối hợp với các bên liên quan để đề xuất phương án xử lý, giao nhiệm vụ cho cá nhân/đội nhóm phù hợp, thiết lập thời hạn hoàn thành, đồng thời chuẩn bị các biện pháp thay thế (backup solutions) nếu cần.
• Tập trung kiểm soát: Trước khi triển khai giải pháp, cần đánh giá kỹ lưỡng những tác động xung quanh để tránh phát sinh rủi ro mới. Người quản lý dự án đóng vai trò trung tâm trong việc kiểm soát, theo dõi và phê duyệt giải pháp.
• Ví dụ triển khai: Nếu phát hiện thép không đạt tiêu chuẩn, giải pháp khả thi là loại bỏ toàn bộ lô thép, thay thế bằng lô mới đạt chuẩn, đồng thời điều chỉnh lịch thi công để giảm thiểu ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Bước 5: Theo dõi và Báo cáo

Theo dõi và báo cáo là giai đoạn cuối cùng, đảm bảo Issue trong dự án xây dựng được xử lý triệt để, minh bạch và đúng tiến độ.

• Cập nhật trạng thái: Quản lý dự án cần theo dõi vòng đời của từng vấn đề từ lúc khởi tạo đến khi “Đóng”. Các trạng thái phổ biến gồm: Mới khởi tạo – Đang xử lý – Đã giải quyết – Đóng. Việc cập nhật Issue Log thường xuyên sẽ giúp tránh bỏ sót.
• Báo cáo minh bạch: Báo cáo định kỳ giúp các bên liên quan nắm bắt được tiến độ, chi phí và tác động của giải pháp. Trong các dự án lớn, đây là công cụ quan trọng để ban quản lý đưa ra quyết định kịp thời.
• Ứng dụng phần mềm: Các phần mềm quản lý dự án/RFx có thể tự động hóa việc theo dõi và báo cáo, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tăng hiệu quả quản lý.

Bước 6: Ghi nhận và Lưu trữ Issue

Việc lưu trữ issue sau khi đã xử lý là bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và cải tiến liên tục trong quản lý dự án xây dựng.

• Mục tiêu: Các dữ liệu issue đã giải quyết trở thành “kho kinh nghiệm” giúp tối ưu hóa quy trình, hỗ trợ phân tích và ra quyết định trong các dự án sau.
  Lợi ích: Doanh nghiệp dễ dàng rút ra bài học, hạn chế lặp lại sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý dài hạn.
• Ứng dụng phần mềm: Lưu trữ trên phần mềm quản lý issue thay vì giấy tờ/Excel giúp dễ dàng truy xuất, phân tích và chia sẻ cho các bên liên quan.
  

Quản lý Issue trong dự án xây dựng không chỉ là xử lý sự cố khi chúng phát sinh, mà còn là nghệ thuật nhận diện – kiểm soát – cải tiến liên tục để đảm bảo dự án vận hành trơn tru, đúng tiến độ và tối ưu chi phí. Một quy trình quản lý bài bản theo 6 bước sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, duy trì sự phối hợp minh bạch giữa các bên và nâng cao chất lượng công trình.

Tuy nhiên, trong bối cảnh các dự án ngày càng phức tạp, quy mô lớn và nhiều bên tham gia, việc chỉ dựa vào Excel hay báo cáo thủ công là không đủ. Đây chính là lúc doanh nghiệp cần đến một giải pháp công nghệ chuyên sâu.

Với Consfast – Phần mềm quản lý dự án xây dựng, mọi issue sẽ được ghi nhận, phân loại, theo dõi và lưu trữ tập trung trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn giám sát có thể cập nhật tình hình theo thời gian thực, đưa ra quyết định chính xác và giảm thiểu tối đa rủi ro trong quá trình triển khai.

Trên đây là cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý Issue trong xây dựng. Hy vọng bài viết sẽ giúp chủ đầu tư, nhà thầu và ban quản lý dự án định hình được cách tiếp cận hiệu quả hơn trong việc xử lý sự cố và tối ưu vận hành. Và để hiện thực hóa điều đó, Consfast.vn mang đến giải pháp quản lý dự án xây dựng hiện đại, giúp bạn kiểm soát Issue chặt chẽ, minh bạch và nâng cao chất lượng công trình ngay từ hôm nay